چگونه با اتوماسیون اداری، فرآیندهای زمان‌بر را دیجیتالی کنیم؟
یکی از چالش‌های اصلی در سازمان‌های ایرانی، به‌ویژه نهادهای دولتی و برخی شرکت‌های خصوصی، حجم بالا و روال‌های اداری تکراری و زمان‌بر است.
تصور کنید در یک بانک بزرگ مشغول به کار هستید. روزانه حجم عظیمی از تراکنش‌های مالی، درخواست‌های مشتریان برای دریافت وام و تسهیلات و صدور چک انجام می‌شود. این فرآیندها بیشتر به صورت دستی و با صرف زمان و نیروی انسانی فراوان اجرا می‌شوند.
🔗 بیشتر بخوانید: یوتیوب پرمیوم چیست و چه قابلیت هایی دارد؟_خبررسان
یا برای مثال در یک شرکت مخابراتی بزرگ همانند ایرانسل، روزانه تعداد زیادی مکاتبه با مشترکین از طریق تلفن، ایمیل و سایر کانال‌ها برقرار می‌شود. ثبت دقیق این مکاتبات، پیگیری مشکلات و ارائه پاسخ‌های مناسب، فرآیندی زمان‌بر و نیازمند دقت بالا است. مدیریت این حجم از درخواست‌ها به صورت دستی، کار دشواری است و می‌تواند منجر به تاخیر در پاسخگویی به مشتریان و افت رضایت آن‌ها شود.
اینجاست که اتوماسیون کسب‌وکار (متشکل از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها) به عنوان یک راهکار قدرتمند و جامع در عمل وارد می‌شود.
آخرین مطالب
🔗 بیشتر بخوانید: تأثیر اجرای قانون میکا بر قیمت، خرید و فروش تتر
چرا دیجیتالی کردن فرآیندهای تکراری و زمان‌بر مهم است؟
اصلا چرا باید فرآیندهای تکراری و زمان‌بر را دیجیتالی کنیم؟ پاسخ ساده است: تا انسان‌ها از انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده رها شوند و بتوانند روی کارهای مهم‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند.
اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری قدرتمند، دقیقاً همین هدف را دنبال می‌کند. این فناوری، با جایگزینی ماشین‌ها به جای انسان در انجام کارهای تکراری و زمان‌بر، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و کیفیت خدمات خود را بهبود بخشند و در نتیجه در دنیای رقابتی امروز، موفق‌تر عمل کنند.
🔗 بیشتر بخوانید: حذف میلیونها گروه و کانال مشکوک از تلگرام با پشتیبانی هوش مصنوعی_خبررسان
- افزایش سرعت و دقت: ماشین‌ها برخلاف انسان‌ها، در انجام کارهای تکراری بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر عمل می‌کنند. این یعنی کاهش قابل توجه زمان پردازش و کاهش خطاهای انسانی.
- کاهش هزینه‌ها: با خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر، نیاز به نیروی انسانی و هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد، آموزش و… به طور آشکار کاهش می‌یابد. همچنین، هزینه‌های کاغذ، چاپ و بایگانی نیز به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.
- بهبود کیفیت خدمات: با افزایش سرعت و دقت در انجام کارها، کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان نیز بهبود می‌یابد.
- افزایش شفافیت: تمام فرآیندها به صورت شفاف ثبت و قابل پیگیری خواهد شد و به نظارت بهتر بر فعالیت‌ها و پاسخگویی سریع‌تر سازمان کمک می‌کند.
- انعطاف‌پذیری بیشتر: سیستم‌های اتوماسیون اداری به راحتی قابل تغییر و گسترش می‌باشند و سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا به سرعت با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان خود سازگار شوند.
اتوماسیون اداری در کدام بخش از امور روزمره سازمان‌ها تحولی ایجاد می‌کند؟
همانطور که گفته شد، اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا کارها و فرآیندهای تکراری و زمان‌بر را به‌صورت خودکار انجام دهید و بر روی فعالیت‌های با ارزش افزوده تمرکز کنید. این فرآیندها می‌توانند از ساده‌ترین مأموریت‌های روزمره تا پیچیده‌ترین عملیات‌های سازمانی را شامل شوند.
در سایت خبری خبررسان آخرین اخبارحوادث,سیاسی,فرهنگ وهنر,اقتصاد و تکنولوژی,دفاعی,ورزشی,ایران,جهان را بخوانید.
از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان که اتوماسیون اداری می‌تواند تحولی شگرف در آن ایجاد کند عبارتند از:
- مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه
بخش مدیریت مکاتبات و دبیرخانه یکی از بخش‌های حیاتی هر سازمان است که مأموریت ثبت، بایگانی و پیگیری انواع نامه‌های وارده و صادره را بر عهده دارد. حجم بالای مکاتبات و درخواست‌های روزانه، تنوع انواع نامه‌ها و نیاز به پیگیری دقیق آن‌ها، احتمال خطای انسانی، کندی در انجام فرآیندها و… این بخش را به یکی از زمان‌برترین و مستعد خطاپذیرترین بخش‌های سازمان تبدیل کرده است.
نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه، با ایجاد یک سیستم یکپارچه، می‌توانند فرآیندهای تکراری همانند ثبت نامه، بایگانی، پیگیری و ارسال نامه را به صورت خودکار و در کمترین زمان ممکن انجام دهند و از این طریق کمک کنند تا کارکنان بتوانند بر روی مأموریت‌های مهم‌تر تمرکز کنند.
برای درک بهتر این مطلب، به عنوان مثال نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از معتبرترین اتوماسیون‌های اداری کشور، در بخش مدیریت مکاتبات این امکان را فراهم می‌کند که بتوانید ایمیل‌های وارده به سازمان را با شرایطی که خودتان تعیین می‌کنید، بدون دخالت نیروی انسانی و به روش کاملاً خودکار و سیستمی ثبت و تبدیل به نامه کنید و در کارتابل گیرندگان موردنظر قرار دهید.
فکر کنید همچین قابلیتی برای سازمانی که روزانه حجم زیادی ایمیل یا فکس را باید در اتوماسیون اداری ثبت و به گردش درآورد چقدر می‌تواند کارآمد باشد!
- مدیریت مستندات و بایگانی الکترونیکی اسناد
یکی دیگر از مهم‌ترین بخش‌هایی که اتوماسیون اداری می‌تواند در آن تحولی ایجاد کند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی است. در سازمان‌ها، حجم عظیمی از اسناد کاغذی و الکترونیکی تشکیل می‌شود که مدیریت، بایگانی و بازیابی آن‌ها به صورت سنتی، زمان‌بر، هزینه‌بر و مستعد اشتباه است.
حجم بالای اسناد، پراکندگی اسناد، خطای انسانی، هزینه‌های بالای نگهداری اسناد فیزیکی و کاهش سرعت در انجام کارهای جستجو و بازیابی اسناد، ضرورت دیجیتالی کردن بخش مدیریت اسناد و بایگانی در سازمان‌ها را فراهم می‌کند.
با بهره‌گیری از سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی یا همان مدیریت مستندات، می‌توان تمام اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره، طبقه‌بندی و بازیابی کرد. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندهای تکراری همانند ثبت، بایگانی و جستجوی اسناد، به طور قابل توجهی زمان و هزینه‌های سازمان را کاهش خواهند داد.
شرکت فراگستر از معدود نرم‌افزارهای مدیریت مستندات در ایران است که با بهره‌گیری از فناوری‌های هوش مصنوعی همانند OCR و یکپارچگی با نرم‌افزارهای فرم‌ساز توانسته کارایی نرم‌افزار خود را به شدت افزایش دهد. OCR به نرم‌افزار اجازه می‌دهد تا متون موجود در اسناد اسکن شده و تصویری را استخراج کرده و آن‌ها را قابل جستجو کند. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی هر کلمه یا عبارتی را در کل مجموعه اسناد جستجو کنند.
پیشنهاد می‌شود سازمان‌ها به منظور بهبود فرآیندهای مدیریت مستندات خود، از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات الکترونیکی مجهز به هوش مصنوعی بهره‌گیری کنند.
- مدیریت فرم‌های الکترونیکی
فرم‌ها و فرایندها، ستون‌های فقرات تعداد زیادی از فعالیت‌های سازمانی می‌باشند. از درخواست مرخصی و مأموریت گرفته تا تایید فاکتور و … ، همه به نوعی به فرم‌ها و فرایندهای مشخصی وابسته می‌باشند. این فرم‌ها و فرایندها، بیشتر به صورت دستی پر می‌شوند، بین بخش‌های گوناگون گردش می‌کنند و در نهایت بایگانی می‌شوند. این روش سنتی، علاوه بر زمان‌بر بودن، مستعد اشتباه و اتلاف منابع است.
اما چطور اتوماسیون اداری به خودکارسازی فرم‌ها و فرایندها کمک می‌کند؟
- طراحی فرم‌های الکترونیکی
در اتوماسیون اداری، با کمک ابزارهای طراحی فرم یا همان فرم‌ساز می‌توان انواع فرم‌های پیچیده را به سادگی ایجاد کرد. حتی برخی از فیلدهای فرم می‌توانند به صورت خودکار پر شوند (همانند تاریخ و زمان) و اعتبارسنجی داده‌های ورودی هم به روش خودکار انجام شود.
- گردش کار الکترونیکی
هر فرآیند به روش دقیق و با تعریف مراحل گوناگون مدل‌سازی می‌شود سپس فرم‌ها به صورت خودکار به افراد و بخش‌های مربوطه ارجاع داده می‌شوند و حالت هر فرم در هر مرحله از فرآیند قابل مشاهده است و تاییدات و امضاها هم بر پایه قوانین از پیش تعریف شده روی فرم‌ها اخذ می‌شود.
- بایگانی الکترونیکی
در نهایت فرم‌های تکمیل شده به صورت الکترونیکی و با امنیت بالا ذخیره می‌شوند و با بهره‌گیری از ابزارهای جستجو، می‌توان به سرعت اطلاعات فرم را بازیابی کرد و گزارش‌های لازم را از سیستم استخراج کرد.
برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشور همانند فراگستر اکثر فرم‌های عمومی و پرکاربرد سازمان را به صورت ۱۰۰٪ آماده در اختیار سازمان‌های بهره‌بردار قرار می‌دهند که این کار کمک می‌کند سازمان، دچار وقت‌گذاشتن برای طراحی فرم‌ها نشود و با چند کلیک ساده کاربران بتوانند فرم‌ها را در اتوماسیون اداری ثبت و به گردش درآورند. از جمله این فرم‌های آماده می‌توان به فرم‌های درخواست مرخصی، درخواست مأموریت، درخواست اضافه کار، درخواست وام، درخواست پرداخت، درخواست خدمات، درخواست کالا، درخواست پذیرش و … اشاره نمود.
- مدیریت پروژه‌ها و کارهای تیمی
مدیریت پروژه‌ها و کارهای تیمی، دنیایی از مأموریت‌های تکراری و زمان‌بر است. از ایجاد تسک‌ها و تخصیص منابع گرفته تا پیگیری پیشرفت و گزارش‌دهی، همه و همه می‌توانند انرژی و زمان زیادی از تیم‌ها بگیرند. اما با ورود اتوماسیون اداری، این دنیای خسته‌کننده به کلی دگرگون شده است.
ثبت شفاف و منظم تمام مراحل یک کار تیمی از ایده اولیه تا تحویل نهایی، تخصیص و پیگیری الکترونیکی کارها، ارسال به موقع اعلان‌ها و یادآوری‌ها، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، کامنت‌گذاری‌ها و گفت‌وگو در رابطه با مأموریت‌های محول شده به اعضا، و تهیه خودکار و هوشمند گزارش‌های پیشرفت پروژه، همه و همه به مدیران پروژه می‌کند تا بر روی کارهای استراتژیک تمرکز کنند و بهره‌وری تیم را به‌طور قابل توجهی افزایش دهند. با خداحافظی از کارهای تکراری و زمان‌بر، تیم‌ها می‌توانند خلاقیت خود را به کار گیرند و پروژه‌های موفق‌تری را به انجام برسانند.
- مدیریت جلسات و رویدادها
اتوماسیون اداری، مدیریت جلسات و رویدادها را متحول کرده است. با دیجیتالی کردن فرآیند تشکیل جلسات، دعوت از شرکت‌کنندگان و حتی تهیه گزارش‌های جلسه، این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند تا رویدادهایتان را با کمترین زحمت و بیشترین بهره‌وری برگزار کنید. فکر کنید دیگر نیازی به ارسال دعوتنامه‌های کاغذی، مدیریت دستی حضور و غیاب و تهیه گزارش‌های طولانی ندارید. اتوماسیون اداری، تمام این کارها را برای شما انجام می‌دهد.
- مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتریان و مالی و …
اتوماسیون اداری با یکپارچه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی، مالی و CRM، و به جریان انداختن اطلاعات در تمام بخش‌ها و واحدهای گوناگون به صورت یکپارچه، کمک می‌کند علاوه بر کاهش انجام کارهای تکراری و زمان‌بر، مدام به داده‌های دقیق و به‌روز دسترسی داشته باشید.
